Korupcija može imati različite oblike, ali njezina geneza često započinje istim problemom, sukobom interesa. Bilo da je riječ o rodbini zaposlenika s kojim tvrtka posluje ili menadžeru koji je odlučio zaposliti nekvalificiranog sina svog prijatelja ili rođaka.
Uzmimo primjer Slavice je počela raditi za regionalni ured tvrtke ABC d.o.o.. Njezin brat Branko slučajno ima tvrtku koja prodaje uredski materijal ABC-u. Iako je Slavica bila potpuno svjesna da je Brankova tvrtka poslovala sa njenim poslodavcem, to nikada nije spomenula svojim kolegama. Slavica je u sukobu interesa, ali zato što nije zloupotrebljavala svoj položaj u vlastitu korist, mislila je da je situacija benigna.
Nakon toga, međutim, Slavica je postala pomoćnica u odjelu za nabavu ABC-a, ali ona još uvijek nije uspjela prijaviti svoj sukob interesa. Povremeno je kupovala od Brankove tvrtke na zahtjev svog šefa, ali u ovoj početnoj fazi Slavica nije sudjelovala u dodjeljivanju posla bratovoj tvrtki.
Nakon što je neko vrijeme obrađivala narudžbe za Brankovu tvrtku, Slavica je shvatila da može utjecati na dodjelu poslova svom bratu. Potom je iskoristila neiskustvo svog novog šefa i počela je češće dodjeljivati posao Brankovoj tvrtki. Nadalje, stopirala bi zahtjeve za kupnju mlađim kolegama iz nabave i rekla im da kupovinu izvrše od Brankove tvrtke.
Novi je šef pustio da Slavica vodi stvari jer mu je to smanjilo radno opterećenje. Međutim, nije uspio shvatiti da je njegovo nečinjenje omogućilo da Slavica usmjeri posao prema bratovoj tvrtki, iako je bila skuplja od konkurencije. ABC je već trošio šesteroznamenkaste iznose godišnje u brojnim manjim ili većim transakcijama. Kontrola je zaključila da se Slavica uključila u koruptivne aktivnosti. Tvrtka ju je otpustila i otkazala ugovor tvrtki njezinog brata Branka kao dobavljača.
Ovaj slučaj ilustrira kako je prividno benigni sukob interesa prvi korak na putu do otvorene korupcije. Zaista, svako djelo korupcije prvo uvijek uključuje neku vrstu sukoba interesa. Namjera ovog članka je pokazati zašto je to tako i predložiti načine otkrivanja korupcije putem identificiranja sukoba interesa. Ako je tvrtka sposobna upravljati i kontrolirati eventualni sukob interesa, može bolje upravljati protu koruptivno.
ODREĐIVANJE KORUPCIJE
Da bi razumjeli zašto korupcija uvijek mora uključivati sukob interesa, pogledajmo definicije pojedinih izraza. Jedna od definicija je: „Sukob interesa nastaje kada je pojedinac ili tvrtka (bilo privatna ili državna) u poziciji da iskoristi osobni položaj, profesionalnu ili službenu ulogu za osobnu korist“.
Drugim riječima, sukob interesa postoji kada netko može zloupotrijebiti svoj službeni položaj u privatnu korist. Svjetska banka dala je vrlo jezgrovitu definiciju korupcije: “Zloupotreba javnih položaja radi privatne koristi”. Iako se definicija Svjetske banke fokusira na korupciju u javnom sektoru, definicija je uvelike primjenjiva s korupcijom u privatnom sektoru od izraza: javna dužnost može se jednako primijeniti na bilo kojeg službenika ili bilo koji ured – javni ili privatni – kojeg ima zaposlenik. Usporedba ovih definicija pokazuje zašto su ta dva pojma tako usko povezana.
Sukob interesa postoji gdje službenik može zlorabiti svoj položaj za osobnu korist, a korupcija postoji, gdje službenici ne zloupotrebljavaju svoju poziciju samo za osobnu korist. Prema tome, iako sukob interesa ne vodi uvijek korupciji, korupcija uvijek zahtijeva sukob interesa. Na primjer, prihvaćanje mita je primjer korupcije. Primatelj mita je svoj privatni interes – primanje mita stavio iznad potrebe da djeluje u najboljem interesu svog poslodavca. Dakle, postoji i sukob interesa i rezultirajuća korupcija. Zaposlenici se također mogu naći u početno benignim situacijama sukoba interesa kao što je bila Slavica prije nego što je poduzela daljnji korak iskorištavanja prednosti. Zapravo, sam čin sukoba interesa sam po sebi nije nužno neprimjeren i može se vrlo lako izbjeći. Uostalom, zaposlenici se ne mogu kriviti samo zato što imaju financijske ili obiteljske veze s tvrtkama s kojima njihovi poslodavci posluju ili naknadno odluče poslovati. Važno je kako zaposlenici i njihovi poslodavci reagiraju na sukob interesa. Upravo je odgovor – a ne sam sukob interesa – taj koji određuje je li zaposlenik postupio s integritetom.
KAKO POSTUPITI
Ispravni odgovori zaposlenika i uprave za sukobe interesa zauzvrat se oslanjaju na svijest o tome što znače i potencijalne posljedice. Nije uvijek jednostavno kao što zvuči. Sukobi interesa i korupcija mogu biti podložni različitim interpretacijama.
Kazneni zakoni koji se odnose na sukob interesa uvelike variraju ovisno o nadležnosti, tako da nije iznenađujuće da neki zaposlenici mogu pogrešno shvatiti pojam. To posebno može utjecati na veće tvrtke koje djeluju preko različitih geografskih, etničkih i kulturnih granica, ali učinci globalizacije mogu čak značiti da manja lokalna poduzeća mogu imati zaposlenike s različitim sustavima vrijednosti. Stoga svaka organizacija koja želi provoditi snažnu politiku sukoba interesa mora osigurati da je zaposlenici razumiju i da su svjesni posljedica kao i načina na koji trebaju reagirati.
Uostalom, od zaposlenika koji ne razumije u potpunosti koncept ne može se očekivati da će na odgovarajući način reagirati kad se suoči sa takvom situacijom.
Velika pomoć je i podjela kodeksa, odnosno prihvatljiva i neprihvatljiva ponašanja, vrijednosti za koje se tvrtka zalaže i koje potiče, svim zaposlenicima, ali to samo po sebi može biti nedovoljno.
U kontrolama je lako opovrgnuti tvrdnje zaposlenika koji tvrde da ne znaju ništa o sukobu interesa nakon što im se pokaže da su potpisali evidenciju o prisustvu na prezentaciji ili internoj edukaciji o sukobu interesa.
Iako postoje različite strategije za reagiranje i upravljanje sukobom interesa, najjednostavniji način djelovanja bilo kojeg zaposlenika je jednostavno prijaviti sukob svojim voditeljima, koji tada mogu odlučiti kako upravljati situacijom. Ovaj će jednostavni sustav funkcionirati samo ako uprava podržava i ako postavi pravila, zbog kojih zaposlenik zna da neće biti sankcioniran zbog samog čina sukoba interesa.
U nekim profesijama, kao što je revizija, zapravo je profesionalni zahtjev da osoblje izjavi o postojanju bilo kakvog sukob interesa – bilo periodično ili prije nego što započne reviziju. Međutim, čak i bez profesionalnog zahtjeva, uvijek je poželjno da bilo koji zaposlenik izjavi sukob interesa, posebno za osoblje koje radi sa vanjskim strankama, poput nabave, upravljanja projektima, financija, pa čak i reprezentacije.
Pretpostavimo da Dragica radi u odjelu uprave tvrtke, a tvrtka seli svoje sjedište. Direktor je vidio novi ured i traži od Dragice da pregovara o ugovoru. Dragica, koja do tog trenutka nije znala ništa o planovima svog šefa, shvaća da je tvrtka njenog supruga vlasnik objekta. Dakle, ne njenom krivnjom, Dragica je u položaju sukoba interesa. Ono što je važno je njezina reakcija.
Postoji nekoliko mogućnosti:
Ako ne kaže ništa i nastavi pregovarati o ugovoru o najmu kako bi suprugu dala najbolju moguću cijenu na štetu vlastite tvrtke, to bi bio slučaj korupcije. Opet možemo vidjeti da korumpirana aktivnost može postojati samo uz prethodno postojeći sukob interesa.
Čak i ako je Dragica pregovarala o ugovoru o najmu s istinskim interesima svoje tvrtke na umu i bez razmišljanja o osobnom profitu, propust da se izjasni o svom sukobu i dalje se može loše odražavati i na nju i na njenu tvrtku bilo kome drugom koji je postao svjestan njene veze. To bi bio percipirani sukob interesa.
Ako je, s druge strane, Dragica odmah proglasila sukob interesa svom šefu, tada bi njezin šef morao ublažiti njezino sudjelovanje i upravljati bilo kojim uočenim sukobom interesa – možda tako što će tražiti nekoga drugog u odjelu da pregovara o ugovoru. Dragica je izbjegla optužbe za sukob interesa i neprimjerenu ulogu u pregovaranju, a njezin šef je to pošteno riješio i zna da će se pregovori o zakupu voditi objektivno.
Sukob interesa je najbolje pismeno prijaviti jer će to omogućiti zaposleniku da kasnije pokaže bilo kojem revizoru ili istražitelju da je ispravno reagirao. Ako uprava naknadno ne uspije na odgovarajući način riješiti situaciju, suočit će se s teškim pitanjima umjesto zaposlenika koji je imao – ali ispravno izjavio – sukob interesa.
DETEKCIJA
Kada je u pitanju kontrola eventualne korupcije, postojeći sukoba interesa ključan je za utvrđivanje motiva za korupcijsku aktivnost. Osim toga, svijest o vezi također može pomoći u formuliranju strategija otkrivanja. Kontrolor je najvjerojatnije zainteresiran za otkrivanje sukoba interesa koji nisu prijavljeni.
Neuspjeh u prijavljivanju najvjerojatnije će se pojaviti u jednoj od dvije glavne situacije:
- Zaposlenik ne razumije potencijalnu ozbiljnost sukoba interesa ili politiku tvrtke koja se odnosi na njega,
- Zaposlenik namjerno pokušava sakriti sukob. Može biti nekoliko valjanih razloga da osoblje ne prijavi sukob interesa, pod pretpostavkom da su zaposlenici svjesni svoje odgovornosti.
Zaposlenik s sukobom interesa ne mora nužno sudjelovati u korupciji, međutim, uprava može promatrati neuspjeh u nepravodobnom reagiranju i izjavljivanju s visokim stupnjem profesionalne sumnje te može navesti kontrolore u otkrivanje ozbiljnijih propusta.
Kontrolori prijevara bit će upoznati s mnogim strategijama za otkrivanje sukoba interesa između osoblja i dobavljača, uključujući unakrsnu referencu imena zaposlenika, kontaktne podatke i račune dobavljača.
Tvrtka bi trebala tražiti obavljanje dubinske revizije u raznim okolnostima u koje su uključeni vanjski dobavljači. Revizori, posebno oni koji su također i kontrolori prijevara, trebali bi provjeriti je li provedena odgovarajuća pažnja i aktivno analizirati mogući sukob interesa. Nepostojanje dokumenta i pravila kojim se definira politika tvrtke i pravila, alarm je za sukob interesa ili korupciju.
Ostala upozorenja i alarmi uključuju prevladavanje postupaka, podjelu dužnosti ili razine vlasti. Naravno, zaposlenici mogu sakriti sukob interesa koji uprava ne može lako otkriti konvencionalnim provjerama stila revizije – posebno ako prikriveno prihvaćaju mito od dobavljača s kojima nemaju očite veze. Iako je Slavica postala direktorom tvrtke svog brata Branka godinama nakon što ju je angažirala tvrtka ABC, imalo bi smisla da njena tvrtka redovito obavlja kontroling s obzirom na velike količine posla dodijeljene Branku. Ta periodična provjera otkrila bi njezino upravljanje Brankovom tvrtkom, a potom bi potaknula menadžment da djeluje mnogo prije.
Sukobi interesa i korupcija ne moraju se odnositi samo na financijska pitanja. Sukobi interesa u zapošljavanju mogu dovesti do nepotizma, koji je također oblik korupcije.
Sukobi interesa mogu postojati u bilo kojoj tvrtki ili kulturi.
Svakako pripazite da svi zaposlenici dobro razumiju;
- Koncept sukoba interesa i njegov odnos s korupcijom i
- Kako se očekuje da reagiraju kada su u situaciji sukoba interesa ili znaju druge zaposlenike koji jesu.
Pozovite sve zaposlenike da pismeno potvrde i potpišu izjavu, da ih je tvrtka obavijestila putem dokumenta korporativne kulture u kojem se navodi kodeks ponašanja organizacije.
Obavijestite menadžere i revizore o situacijama sukoba interesa i potencijalnim problemima koje mogu prouzročiti, posebno ako ih zaposlenici nisu prijavili. Osigurajte da uprava pravilno i redovito provodi kontrole, osobito kada tvrtka troši velike iznose. Razmislite o dodavanju komponente sukoba interesa standardnim revizorskim programima unutarnjih revizora. Ispitajte dopise, dokumente, račune i izvješća o transakcijama kako biste utvrdili sukob interesa.
Sukobi interesa mogu se razviti s vremenom; nećete ih moći uočiti tijekom početnih provjera. Razmislite o strategijama za rješavanje sukoba koji se razvijaju, kao što su provođenje periodične ili neočekivane kontrole ili provođenje politike rotacije za osoblje na osjetljivim funkcijama. Naivno je misliti da možete otkloniti nedolična ponašanje, svaka tvrtke koja pravilno upravlja sukobom interesa može minimalizirati svoju izloženost korupciji.
Ako mislite da ima situacija koje su vam sumnjive, pozovite nas, rado ćemo pomoći u rješavanju vaših problema. Ispunite obrazac na https://lukarax.hr/zelim-kontakt-za-konzalting/
