VAŽNOST POSTOJANJA DOKUMENTACIJE SA DETALJNIM OPISIMA RADNIH MJESTA
Jedan od osnovnih preduvjeta u procesu zapošljavanja a kasnije i upravljanja zaposlenicima, je opis poslova i zadataka u obliku dokumenta u kojem se opširno navode i opisuju sve zadaće, postupci, radnje i odgovornosti određenog radnog mjesta, odnosno poslova koje osoba na tom radnom mjestu treba obavljati.
Općenito, opis posla uključuje svrhu, opseg, dužnosti, odgovornosti i radne uvjete.
Opis posla, kao ključni dokument za svako radno mjesto, posla pomaže kandidatima i zaposlenicima da razumiju njihovu ulogu u organizacijskoj strukturi i ulogu u tvrtki općenito.
Osim navedenog, opis posla;
- Pomaže u privlačenju pravih kandidata za posao,
- Opisuje vještine i kompetencije potrebne za obavljanje posla,
- Opisuje ključna područja posla ili položaja zaposlenika,
- Služi kao vrijedan alat za upravljanje učinkom,
- Koristi kao osnova za sastavljanje Ugovora o radu,
- Služi kao osnova za planiranje edukacija za predmetni posao, očekivanja učinka, napredovanja u karijeri, procjenjivanja složenosti posla i
- Definira pozicioniranje posla u cjelokupnoj hijerarhiji tvrtke.
Da bi učinkovito definirali potrebe, tvrtke moraju napisati jasan, praktičan i točan opis posla. Pažljiva analiza važnih činjenica o poslu (radnom mjestu) neophodna je prije početka pisanja dokumenta sa opisom posla.
Važne činjenice o poslu uključuju:
- Kvalifikacije potrebne za obavljanje posla,
- Kako je posao povezan, odnosno interakciju s ostalim poslovima i procesima u tvrtki,
- Detaljni opis zadaća i svrhe posla,
- Opis svih pojedinačnih zadataka i
- Metode korištene za dovršavanje zadataka.
Brzina kojom se danas mijenjaju okolnosti uspješnog poslovanja, dinamika koja na dnevnoj bazi utiče na prilagodbu poslovnih planova i odluka te podložnost promjenama zadataka i poslova, a time i opisa radnog mjesta zbog evolucije novih tehnologija, organizacijskog razvoja i osobnog rasta, diktira fleksibilnost i ažurnost odnosno potrebu ažuriranja opisa poslova.
Važno je biti fleksibilan s opisom posla. Pomoću fleksibilnog opisa posla tvrtke mogu potaknuti zaposlenike da se razvijaju unutar svog položaja i doprinose poslovanju tvrtke.
Opisi poslova pišu se u različite svrhe ali postoje tri glavna razloga opisa posla, a oni su redom;
Definiranje uloga
Kako bi zaposlenici razumjeli referentne točke njihovih odgovornosti i potrebnu razinu i kvalitetu rada, opisom posla jasno se definiraju uloge zaposlenika.
Privlačenje kandidata
Da bi tvrtka zainteresirala i privukla najbolje unutarnje ili vanjske kandidata za posao, opis posla jasno opisuje i definira ulogu i potrebne kompetencije, vještine i kvalifikacije.
Upute i informacije upravi
Opis posla omogućava menadžmentu, posebno novom menadžeru u pojedinom odjelu, jasno i nedvosmisleno razumijevanje, odnosno smjernice i referentne točke za razumijevanje opsega i razine odgovornosti uloge.
Važnost opisa poslova
Kvalitetni opisi poslova, kao komunikacijski alati mogu značajno doprinijeti uspješnosti tvrtke ako su učinkovito razvijeni. S druge strane, u slučaju da tvrtka ne razvije praksu izrade dokumenata sa opisima poslova ili ako su opisi poslova loši, nekompletni ili nejasni, kao rezultat, tvrtka će otežati internu ali i eksternu komunikaciju, povećati će zbrku na radnom mjestu i organizaciji, zbunjivati će ljude koji neće razumjeti što se od njih očekuje.
Pitanja koja mogu pomoći da tvrtke utvrde jesu li opisi poslova njihove organizacije učinkovito napisani i korišteni:
- Da li vi ili drugi u vašoj tvrtki redovito ažurirate opise poslova?
- Kada i koliko često se mijenjaju kriteriji za posao?
- Jesu li zaposlenici uključeni u ovaj proces?
- Tko redovito koristi ili se referira na opis poslova?
- Koristite li opise poslova za planiranje edukacija?
- Sadrže li opisi posla kriterije uspješnosti?
- Možete li analizirati ili mjeriti kriterije opisa posla?
Izuzetno je važno razumjeti što je opis posla i kako možete mjeriti njegovu učinkovitost. Možda većina tvrtki još uvijek ne prepoznaje njegovu važnost i misli kako je to samo još jedan dosadan projekt odjela ljudskih potencijala ili izmišljotina konzultanta.
Ključno je razumijevanje zašto su opisi poslova potrebni kao i uloga koju imaju za tvrtku i njenu unutarnju organizaciju.
Osim što pomaže u procesu zapošljavanja, dobar opis može poslužiti i kao predložak za izvještavanje o radnim uvjetima, odnosima, rezultatima i postignućima.
Evo nekih ciljeva za koje se učinkovito napisani opis posla može upotrijebiti:
Jasno i sažeto priopćavanje zahtjeva za radnim mjestima
Prvi i osnovni razlog korištenja opisa posla je jasno i sažeto priopćavanje zahtjeva, potrebnih kvalifikacija, vještina i kompetencija za posao kandidatima koji se prijavljuju za rad. Važno je da kandidati razumiju osnovne zahtjeve radnog mjesta jer tvrtka želi privući i zaposliti kompetentne zaposlenike. Opis posla može pomoći tvrtki da joj se javljaju najkvalitetniji kandidati. Nadalje, opis posla može prezentirati tvrtku odnosno brend potencijalnim zaposlenicima i pružiti im osjećaj kulture tvrtke. Ukratko, dobro napisan opis posla komunikacijski je alat koji tvrtkama olakšavaju postupak zapošljavanja.
Komunikacija očekivanja
Opisi poslova izvrstan su alat za komuniciranje organizacijskih očekivanja s zaposlenicima. Nadalje, pruža zaposleniku smjer za postizanje uspješnog rada.
Upravljanje performansama
Mogu se koristiti zadaće u opisu posla da bi se postavili mjerljivi ciljevi izvedbe. Nakon što tvrtke to učine, mogu osposobiti svoje zaposlenike da ispunjavaju ove ciljeve prema potrebi.
Obuka i razvoj zaposlenika
Svoje zaposlenike tvrtke mogu motivirati da pohađaju seminare, edukacije i druge aktivnosti razvoja karijere koristeći opis poslova, zajedno s opisima mogućnosti napredovanja u karijeri.
Nadoknade i beneficije
Koristeći se opisima poslova, tvrtke mogu razviti standardizirani program naknada i beneficija koji uključuje minimum i maksimum za svaku poziciju.
Disciplina
Ako je potrebno, tvrtke mogu upotrijebiti opis posla kako bi pokazali da zaposlenik ne obavlja funkcije posla onako kako je potrebno.
Priznanje i nagrade
Kako bi potaknuli zaposlenike da rade iznad i izvan propisanog okvira, tvrtke mogu koristiti opis poslova kao osnovnu vrijednost za rad. Svaki rad i aktivnost iznad i izvan njega, od kojeg tvrtka ima korist, trebao bi rezultirati priznanjem i nagradom.
Pravna usklađenost s pravilnicima o zapošljavanju osoba s invaliditetom
Zakoni i pravilnici o zapošljavanju osoba s invaliditetom kao i svi ostali zakonski propisi i pravilnici o sprečavanju bilo kojeg oblika diskriminacije prilikom zapošljavanja, čine pisane opise posla sve važnijima. Opisi poslova osiguravaju da se tvrtka sa pravne strane pridržava gore spomenutih zakona. Pojedinosti o ključnim funkcijama posla mogu pružiti dobro napisani opis posla. Ovo je izuzetno korisno kada zaposlenik zatraži adekvatan smještaj i radno mjesto sukladno Zakonu o zapošljavanju invalidnih osoba.
U opisu radnog mjesta jasno se dokumentiraju obrazovni zahtjevi, fizički zahtjevi, radno iskustvo, potrebne potvrde ili licence i nadzorne odgovornosti. Dakle, precizni i dobro razvijeni opisi poslova omogućavaju tvrtkama da odrede što predstavlja razuman smještaj. Osim toga, opisi poslova pomažu tvrtkama da se pridržavaju svih odredbi Zakona o radu. Detalji o radnom vremenu, vrste i način plaćanja prekovremenog rada i sve druge odredbe definiraju se u opisima radnog mjesta.
Za poslodavce su opisi poslova izuzetno korisni i postupak njihove izrade ne bi trebao biti zanemaren. U stvari, proces izrade opisa poslova menadžment tvrtke bi trebao vidjeti kao priliku za angažiranje svojih zaposlenika i uprave. Što se tiče opisa posla, fleksibilnost je ključna.
Razumno je napraviti opise poslova koji se više fokusiraju na očekivanja i odgovornosti, a manje na određene zadatke. Time tvrtke potiču zaposlenike da se više fokusiraju na rezultate, a manje na radne zadatke.
Fleksibilan opis posla lakši je za održavanje i ne zahtijeva mijenjanje svaki put kada dođe do promjene dužnosti.
Kako napisati opis posla
Važan prvi korak u zapošljavanju najboljeg kandidata za posao je pisanje jasnog i točnog opisa posla. Za pisanje opisa radnog mjesta potrebno je jasno razumijevanje dužnosti i odgovornosti posla. Nadalje, opisom posla treba jasno definirati vještine potrebne za radno mjesto. Opis posla podijeljen je u mnogo različitih odjeljaka.
Znati što treba uključiti u ove odjeljke od presudnog je značaja. Tvrtke mogu lakše privući kvalificirane kandidate i dugoročno smanjiti fluktuaciju zaposlenika uz pomoć dobro definiranog opisa posla.
Evo nekoliko smjernica za pisanje opisa posla:
- Izbjegavajte korištenje dvosmislenog ili kompliciranog jezika, umjesto toga koristite jasan, koncizan jezik,
- Koristite ne referencijalni jezik,
- Izbjegavajte opisivanje osobnih karakteristika i opisujte samo tražene dužnosti, vještine i znanje na položaju,
- Izbjegavajte podcjenjivanje ili precjenjivanje odgovornosti i dužnosti položaja, a umjesto toga budite točni,
- Opišite trenutno stanje položaja, a ne njegovo prošlo ili buduće stanje,
- Ne koristite kratice, akronime i tehničke izraze,
- Osigurajte da su dužnosti i odgovornosti navedene u odjeljku opis poslova, te vještine, znanje i atributi koji su vam potrebni na tom položaju izravno povezani,
- Ako ne možete prikazati da su one ključne za dužnosti i odgovornosti radnog mjesta, izbjegavajte navođenje obrazovanja, iskustva, osposobljavanja ili certificiranja kao zahtjeve položaja.
Osnovne funkcije posla, način na koji će se taj posao obavljati i vještine potrebne za obavljanje posla su detalji učinkovitog opisa posla.
Nadalje, to je važno sredstvo za mjerenje uspješnosti i rješavanje sporova ili disciplinskih pitanja.
Opis posla treba sadržavati sljedeće odjeljke:
Naziv posla
Naziv posla temeljni je element opisa posla. Naziv posla pojašnjava položaj, rang ili razinu.
Svrha i ciljevi
Ovaj bi odjeljak trebao opisati svrhu cilja u četiri – pet rečenica.
Dužnosti i odgovornosti
Ovaj odjeljak sadrži listu svih dužnosti i odgovornosti položaja. Nadalje, navodi koliko vremena treba posvetiti svakom zadatku. Predlažemo upotrebu postotak za predstavljanje ovog opisa, npr. unos podataka 30%, ispunjavanje izvješća 40% itd. Obaveze bi se trebale opisati u tri ili četiri rečenice. Pored toga, dužnosti trebaju sadržavati predmet, radnju i svrhu. Konačno, dužnosti bi se trebale temeljiti odnosno ovisiti o postignutim rezultatima.
Opis strukture izvješćivanja
Ovaj odjeljak sadrži detaljan opis svih uloga zaposlenika. Ovaj odjeljak treba sadržavati nadzorne uloge zaposlenika (ako ih ima). Nadalje, treba navesti kome će zaposlenik odgovarati i kome će slati izvještaje. Također informirati će zaposlenike / kandidate za posao ako trebaju raditi s drugim zaposlenicima ili odjelima.
Iskustvo, vještine i kompetencije
Kad tvrtke detaljno navode vještine i iskustvo potrebno za obavljanje posla, trebaju biti što je moguće precizniji. Na primjer, treba navesti vrstu i naziv aplikacije, ako se softver ili hardver koristi za obavljanje posla. Budući da se radi o dvije potpuno različite stvari, važno je da tvrtke odvojeno nabroje vještine i kompetencije. Vještine su aktivnosti koje kandidat može obavljati koristeći stečene kvalifikacije ili stvari koje je naučio u prošlosti.
S druge strane, kompetencije su atributi ili osobine koje tvrtke očekuju da kandidat demonstrira na predmetnom poslu. Sposobnost učinkovitog predstavljanja naučenog kroz praksu i učenje primjer je vještina, dok je urođena karakteristika poput jako izraženih komunikacijskih osobina primjer kompetencije. Danas se dodatna težina daje kompetencijama u ponašanju poput komunikacije, fleksibilnosti, liderstva, inicijative i timskog rada, i tvrtke se kreću prema opisima poslova koji se temelje na kompetencijama.
Opis idealnog kandidata
Ovaj odjeljak treba sadržavati karakteristike potrebne za obavljanje posla. Primjer za to bila bi voditeljska pozicija i sposobnost rada s više stresa u multitasking okruženju, odgovornošću prema više menadžera, kratki rokovi dovršenja projekata i slično.
Raspored i mjesto rada
Ovaj bi odjeljak trebao sadržavati fizičku lokaciju radnog mjesta, dane i sate radne pozicije i sve moguće potencijale za obavljanje posla.
Plaća
Ovaj odjeljak treba sadržavati početnu, srednju i maksimalnu plaću za to radno mjesto. Nadalje, tvrtke bi trebale uključiti kriterije prihvatljivosti za dodatnu naknadu kao što su godišnje povišice, bonuse za ispunjenje ciljeva i provizije za povećanje prihoda. Umjesto dodjeljivanja fiksno određene plaće radnom mjestu, tvrtke bi trebale dodijeliti raspon plaća koji ovisi o obrazovanju i iskustvu.
Nekoliko pogrešaka koje treba izbjegavati u opisu posla. Da biste stvorili učinkovit opis posla, morate izbjegavati sljedeće pogreške:
Nerealna očekivanja
Važno je da opis posla nije nemoguća lista želja svih vještina. Umjesto toga, opis posla trebao bi predstavljati točne vještine, znanja, iskustvo, kompetencije i kvalifikacije potrebne za obavljanje posla.
Ne uključivanje svih dionika
Stvaranje opisa posla bez informacija iz odjela ljudskih resursa, menadžmenta i zaposlenika na istoj poziciji ili ulozi sličnoj onoj za koju pišemo opis radnog mjesta greška je koju tvrtke moraju izbjeći.
Korištenje diskriminatornog jezika
Postoje određene riječi i fraze koje ne smije sadržavati opis posla jer se mogu tumačiti kao diskriminatorni što tvrtkama kao posljedicu može značajno smanjiti privlačenje različitih kandidata kojima tvrtka teži. Opisi poslova izuzetno su korisni u privlačenju pravih kandidata za posao i poticanju zaposlenika na najbolji mogući rad.
